Содежание статьи
Что такое формат электронного документа
Любой файл, который участвует в обмене между компаниями через операторов, обладает своей внутренней структурой. Именно эту структуру называют форматом электронного документа. Проще говоря, это правила записи информации: какие поля есть, какие значения допустимы, как эти поля отделяются друг от друга.
Формат имеет значение для бизнеса, так как от него зависит, сможет ли бухгалтерская система автоматически распознать реквизиты или сотруднику придётся вбивать их вручную. Если взять один и тот же документ в двух разных форматах, время его обработки может отличаться в разы. При массовом обмене с десятками контрагентов такая разница оборачивается днями работы и дополнительными ошибками.
Электронные форматы бывают двух больших групп: те, которые понимают налоговые органы и учетные программы «на лету», и те, которые требуют участия человека. От выбора формата напрямую зависит, попадет ли первичка в книгу продаж и покупок автоматически или её придётся «доводить» вручную.
В каком формате отправлять документы в ЭДО
Выбор правильного формата при отправке через ЭДО диктуется двумя вещами: типом документа и требованиями ФНС. Нельзя взять универсальный вариант — каждый случай нужно разбирать отдельно.
Формализованные документы
Формализованный документ — это файл, чья структура жёстко задана утвержденным XML-схемой ФНС. У такого документа каждое поле (ИНН, сумма, ставка НДС) имеет свой строгий тег, а порядок следования элементов регламентирован.
Формализованные документы создаются только в формате XML. Никаких других вариантов. Если вы отправили формат PDF или JPG, система ЭДО уже не сможет считать его автоматически — он перейдет в категорию неформализованных.
К формализованным документам относятся:
- счета-фактуры;
- УПД (универсальный передаточный документ);
- корректировочные счета-фактуры;
- некоторые виды первичных документов, которые по закону должны иметь машиночитаемый вид.
Неформализованные документы
Неформализованный документ — это любой файл, у которого нет жёсткой XML-схемы от ФНС. Вы можете создать документ в Word, Excel, отсканировать бумагу в PDF или даже отправить фотографию. Важно подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передать через оператора ЭДО.
Такой подход даёт свободу, но имеет минус — автоматическое распознавание данных невозможно. Человек или специальная система с OCR должны вручную извлечь реквизиты.
Неформализованные документы используют в:
- договорах и дополнительных соглашениях;
- коммерческих предложениях;
- сканах доверенностей;
- переписках в рамках ЭДО;
- первичных документах, если стороны отказались от формализованного обмена.
Форматы документов в ЭДО по их типу
В 2025-2026 годах требования к форматам серьезно изменились. Многие привычные XML-формы отменили, а вместо них ввели единый подход через УПД. Разберем каждый тип документа отдельно.
УПД (универсальный передаточный документ)
УПД — это гибрид, который одновременно выполняет роль первичного документа и счета-фактуры. ФНС последовательно делает УПД главным электронным документом для большинства хозяйственных операций.
У УПД должен быть только формализованный формат XML, и с 1 апреля 2025 года — исключительно версия 5.03. Эта версия утверждена приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Все более старые версии (5.01, 5.02) больше не принимаются.
С 1 января 2026 года прекращено действие XML-форматов товарных накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Теперь УПД версии 5.03 — это единственный формализованный способ подтвердить отгрузку в электронном виде. Если вы работаете с маркированными товарами или просто хотите избежать проблем с вычетом НДС, то стоит использовать УПД в XML.
Электронная счет-фактура
Счет-фактура в электронном виде — всегда формализованный документ. Для него формат также XML версии 5.03 (приложение №1 к тому же приказу ФНС). Начиная с апреля 2025 года другие версии не действуют.
Особенность счета-фактуры заключается в том, что если вы ошиблись в формате или отправили PDF, налоговая просто не увидит документ. Программа не сможет загрузить его в книгу продаж, а покупатель лишится вычета.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) в ЭДО
С 1 января 2026 года старые XML-форматы актов прекратили действие. Для бизнеса это значит, что нельзя больше создавать акт как формализованный документ по старым правилам. Но сам электронный акт не запрещён — просто путь к нему изменился.
Есть два легальных варианта, в каком формате отправлять акт в ЭДО:
- Заменить акт на УПД (XML 5.03). Это наиболее правильный путь с точки зрения ФНС. УПД может быть без ставки НДС, то есть выполнять чисто функцию первичного документа.
- Создать акт как неформализованный документ — в PDF, DOCX или любом другом удобном формате, подписать УКЭП и отправить через оператора ЭДО. Но тогда автоматического учёта не будет.
Бумажные акты разрешены, и можно продолжать работать с ними, если контрагент согласен.
Договор в ЭДО
Договор — это классический неформализованный документ. Формат может быть любым: PDF для финальной версии, DOCX для согласования правок, даже ZIP с пакетом документов. Закон не диктует жёсткой XML-схемы для договора. Единственное требование — наличие УКЭП у обеих сторон, чтобы документ имел юридическую силу.
Многие компании через ЭДО отправляют не только готовые договоры, но и проекты, протоколы разногласий, спецификации. Всё это относится к области неформализованного обмена.
Товарная накладная (ТОРГ-12)
С 1 января 2026 года утратил силу приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, который утверждал формат электронной товарной накладной. То есть отправлять ТОРГ-12 как формализованный документ в XML больше нельзя.
Остаётся сделать следующее:
- Перейти на УПД в формате XML 5.03 (рекомендовано).
- Отправлять накладную как неформализованный PDF, подписанный УКЭП (допустимо, но неудобно для учета).
- Вернуться к бумажным накладным, если стороны не требуют электронного обмена.
Для компаний с большим объемом отгрузок первый вариант самый разумный. УПД заменяет и накладную, и счет-фактуру, и акт одновременно.
Как выбирать форматы
При большом объеме перевозок и документов компаниям важно не только соблюдать требования ФНС к XML-форматам, но и автоматизировать сам процесс обмена данными.
Эту задачу закрывает платформа 4logist. Она помогает логистическим и транспортным компаниям централизованно работать с заявками, перевозками и документами, снижая количество ручных ошибок и ускоряя обработку УПД и других документов в ЭДО. Платформа поддерживает автоматизацию документооборота и интеграции с учетными системами.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие документы в ЭДО обязательно должны быть в XML?
В электронном виде формат XML строго обязателен для счетов-фактур и УПД. Начиная с 1 апреля 2025 года для этих документов применяется только XML версии 5.03. Составлять счет-фактуру или УПД в PDF, DOC или любом другом формате запрещено. Если нарушить это правило, налоговая не признает документ, а вычет по НДС станет под вопросом.
Можно ли отправлять документы PDF в ЭДО?
Да, можно, но только для тех документов, которые относятся к неформализованным. Например, договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, сканы доверенностей, а также акты или накладные, если стороны договорились не использовать УПД. Для счетов-фактур и УПД PDF неприменим, так как это прямое нарушение требований ФНС к формату.
Что будет, если отправить документ в ЭДО в неправильном формате?
Последствия зависят от типа документа. Если вы ошиблись форматом для УПД или счёта-фактуры (отправили PDF вместо XML), такой документ не пройдет контроль со стороны ФНС. Покупатель не сможет принять его к вычету НДС, а продавец — отразить операцию в книге продаж. Контрагент имеет полное право отказаться от приёма, и судебная практика будет на его стороне.
Если же неправильный формат (например, ZIP вместо PDF) использован для неформализованного документа вроде договора, то юридическая сила не теряется, но контрагент может просто не открыть файл. Сроки согласования сорвутся, сделка задержится, но до налоговых санкций не дойдёт.
